電話代行サービスとはどのようなサービス内容でしょうか?

事務員や従業員がいなくても電話応対ができる

従業員がいない個人事業主や小規模な事務所では、営業や客先に出向く機会が多い場合に留守になりがちです。留守中に電話応対ができないと、顧客からの仕事の依頼を逃したり、必要な時に連絡が取れないとなると、信用をなくしたりする恐れがありますね。電話代行サービス利用すれば心配がなくなります。電話がかかってきたと同時に、自動的に代行サービス業者の電話窓口に転送され、スタッフが電話に出て代わりに応対します。1日の決まった時間に相手先や伝言等を報告してもらえますし、緊急の連絡があれば、即時に携帯電話やメールで通知する業者もありますよ。

自宅兼事務所でも電話番号はビジネス街に

電話代行サービスでは、電話回線を貸し出す会社もあります。相手先では、電話番号の市外局番からだいたいどの地域か知ることができますね。ビジネス街の一等地の局番だと相手先の印象が良くなる場合もあるので、利用を考える経営者も多いようです。また、自宅と仕事用の電話番号を別々にしたいと考える方もサービスを利用する場合があるようですよ。業者が提供した電話番号にかかってくると、業者側で依頼した経営者の電話に自動で転送され、依頼者側で電話を取り応対します。この場合、サービス業者は電話の応対を一切しないので、電話の内容が漏れることはありません。

レンタルオフィスでも電話代行が可能

レンタルオフィスサービスは、仕事の場所を貸すサービスですが、電話応対の代行に特化したサービスの提供をしてくれる会社もあります。その場合は、オフィスを借りる場合よりも割安な料金で済みます。外出時や接客中に、依頼者の代わりに電話の応対をしてくれたり、どこから連絡があったのか報告をしてくれたりするのはもちろんですが、有人受付の場合は、郵便や荷物の預かり業務もしてもらえますし、打ち合わせに必要な会議室も借りられる場合があります。応接室がない事務所等で仕事をしている場合は、仕事上の機密漏洩の心配がありません。電話代行以外にプラスアルファのサービスを求めるならば、検討してみるといかがでしょうか。

依頼人に代わって電話への対応を行うサービスのことを電話代行と言い、別名を秘書代行とも言います。日本では昭和40年代から存在します。